Kostnaden för ett affärssystem behöver spegla hur verksamheten faktiskt använder systemet. För iFenix finns därför inte ett enda fast pris som gäller för alla företag. Prismodellen bygger i stället på en grundavgift, antal användare och de tillvalsfunktioner som verksamheten behöver. För vissa dokumenttyper kan även transaktionskostnader tillkomma. Upplägget gör att lösningen kan anpassas efter allt från en enskild butik till företag med flera enheter och större verksamheter.

Priset byggs upp efter verksamhetens behov

Genesis IT har valt en flexibel prismodell för iFenix eftersom olika företag har olika förutsättningar. En verksamhet med ett mindre antal användare och begränsade behov ska inte nödvändigtvis ha samma upplägg som ett större företag med många användare, flera verksamhetsdelar och behov av ytterligare funktioner. Därför lämnas inget generellt fast pris som gäller för samtliga kunder.

Priset består i grunden av flera delar. Först finns en grundavgift för affärssystemet. Till den läggs en avgift per användare, vilket gör att kostnaden kan anpassas efter hur många personer i verksamheten som behöver arbeta i iFenix. Därutöver kan tillvalsfunktioner läggas till beroende på vilka funktioner företaget behöver.

För vissa dokumenttyper finns även transaktionskostnader. Den totala kostnaden påverkas därför av både företagets storlek och hur systemet ska användas. Två företag inom samma bransch behöver inte få samma upplägg om de har olika antal användare, processer eller behov av funktioner.

Genesis lämnar därför pris utifrån den enskilda verksamheten. Företaget får beskriva sina behov och kan därefter få ett upplägg anpassat efter hur iFenix ska användas. Prismodellen blir på så sätt kopplad till lösningen som faktiskt behövs i stället för ett färdigt paket där funktioner som verksamheten inte använder riskerar att ingå.

Det är också relevant eftersom iFenix är utvecklat för flera typer av verksamheter inom handeln. Systemet kan användas av en enskild butik men även av företag med flera enheter och större koncerner. Behovet av användare, funktioner och informationsflöden kan därför variera betydligt mellan olika kunder.

Priset behöver ses i relation till den omfattningen. Ett företag kan börja med ett visst upplägg och samtidigt ha behov av ett affärssystem som kan följa med när verksamheten utvecklas. iFenix beskrivs som ett flexibelt system som kan växa tillsammans med företaget, vilket gör prismodellens anpassningsbarhet till en viktig del av helheten.

Flera verksamhetsdelar samlas i samma affärssystem

När kostnaden för ett affärssystem bedöms är det relevant att titta på vilka funktioner systemet ersätter eller samlar. iFenix är ett molnbaserat och totalintegrerat affärssystem där flera centrala delar av verksamheten hanteras inom samma lösning.

Systemet omfattar bland annat ekonomi och redovisning, lager, inköp, försäljning, kunddata och e-handel. För butiker finns även integrerad POS-kassa och möjlighet till mobil kassa genom mPOS. Det gör att funktioner som annars skulle kunna ligga i flera olika system kan samlas i samma plattform.

Lager och inköp är centrala områden. iFenix är utvecklat för att ge kontroll över varuflödet och stödja arbetet med inköp. För företag som hanterar ett stort antal artiklar eller flera typer av varuflöden kan dessa funktioner vara en viktig del av det dagliga arbetet.

Även produktdata hanteras i systemet. iFenix innehåller en produktkatalog som är förberedd för automatisk inläsning av information från leverantörer. Produktinformationen kan även omfatta bilder och dokument, vilket gör att flera typer av artikeldata kan samlas på samma plats.

Ekonomifunktionerna är integrerade med de övriga delarna av verksamheten. Det innebär att information från försäljning och andra processer kan användas för att skapa en löpande bild av hur företaget utvecklas. Systemet innehåller även beslutsstöd och analys som kan användas genom verksamhetens olika processer.

För butiksverksamhet finns dessutom en mobil app som gör det möjligt för personal ute i butiken att arbeta flexibelt och möta kunder utan att allt arbete behöver ske från en stationär arbetsplats. Mobilitet blir därmed en del av samma affärssystem.

E-handel kan också kopplas direkt till iFenix. Webb och e-handel kan hanteras med en direkt koppling till affärssystemet, vilket minskar behovet av mellanhänder mellan butik, lager och digital försäljning. För företag som säljer både i fysisk butik och på nätet kan det göra informationsflödet mer sammanhållet.

Ett integrerat system kan påverka den totala IT kostnaden

Priset på ett affärssystem är inte samma sak som företagets totala kostnad för IT. Genesis IT lyfter därför fram den totala ägandekostnaden, ofta kallad TCO, som en viktig del när iFenix jämförs med en miljö där verksamheten använder flera separata system.

Om ekonomi, lager, försäljning, kassa och e-handel hanteras i olika plattformar kan företaget behöva betala för flera licenser och integrationer. De olika systemen behöver också underhållas och uppdateras, samtidigt som kopplingarna mellan dem behöver fortsätta fungera.

iFenix är i stället uppbyggt som ett totalintegrerat system med en gemensam infrastruktur. Tanken är att samla verksamhetskritiska funktioner och minska beroendet av parallella lösningar. Det kan i sin tur minska behovet av att hantera flera separata licenser, systemmiljöer och integrationer.

Integrationer mellan fristående system kan dessutom skapa ytterligare administration när information ska flyttas mellan olika plattformar. Om en integration inte fungerar som tänkt kan det påverka arbetsflöden och skapa behov av felsökning eller manuella lösningar.

När flera funktioner redan finns inom samma affärssystem minskar antalet sådana kopplingar. Det är en del av Genesis resonemang kring hur iFenix kan bidra till en lägre total IT-kostnad även om själva kostnaden för affärssystemet fortfarande beror på verksamhetens upplägg.

Det molnbaserade arbetssättet påverkar också infrastrukturen. iFenix levereras som en molnbaserad tjänst, vilket ger hög tillgänglighet och minskar behovet av att bygga upp separata lokala lösningar för de olika delarna av verksamheten.

För den som jämför pris mellan olika affärssystem blir det därför viktigt att jämföra samma omfattning. Ett systempris kan vid första anblick vara lägre, men om företaget samtidigt behöver komplettera med separata lösningar för exempelvis kassa, e-handel eller andra verksamhetsområden blir den totala kalkylen en annan.

Ett individuellt upplägg ger ett mer relevant pris

Eftersom iFenix kan användas av verksamheter av olika storlek behöver det slutliga priset tas fram utifrån företagets faktiska behov. Genesis IT anger därför inget standardpris direkt på webbplatsen. I stället tas ett individuellt upplägg fram efter kontakt med företaget.

Det ger möjlighet att diskutera hur verksamheten ser ut innan kostnaden fastställs. Antal användare är en av de tydliga faktorerna, men även behovet av tillvalsfunktioner påverkar priset. För vissa dokumenttyper behöver dessutom eventuella transaktionskostnader räknas in.

Samtidigt behöver företagets arbetssätt kartläggas. En verksamhet som endast driver fysisk butik kan ha ett annat behov än ett företag som kombinerar butik med e-handel. Ett företag med flera enheter kan i sin tur behöva andra funktioner än en enskild butik.

iFenix är särskilt utvecklat för retail och innehåller funktioner för bland annat artiklar, priser, kunder, lagerstyrning, kampanjhantering och butiksdrift. Systemet är samtidigt framtaget för att fungera från enskilda butiker upp till större kedjor och franchiseorganisationer.

Den skalbarheten är en av anledningarna till att en individuell prismodell används. Ett fast pris skulle behöva utgå från en bestämd omfattning, medan iFenix är tänkt att kunna konfigureras efter olika verksamheter.

För den som vill få en konkret bild av kostnaden blir nästa steg därför att gå igenom verksamhetens behov tillsammans med Genesis IT. Då kan grundavgift, användare, funktioner och eventuella transaktionskostnader räknas samman till ett upplägg som motsvarar den aktuella användningen.

Priset för iFenix bör därmed inte bara betraktas som en licenskostnad. Det behöver ses tillsammans med vilka delar av verksamheten som kan samlas i systemet och vilka separata lösningar, integrationer och administrativa processer som därmed kan minska.

För en butik eller ett annat företag blir frågan därför inte enbart vad iFenix kostar per månad, utan vilken systemlösning verksamheten faktiskt behöver. Genom en grundavgift, kostnad per användare och valbara funktioner kan prismodellen anpassas efter både dagens verksamhet och ett framtida behov av att växa.